Establishing Continuous Improvment Throught People
0851 0636 4040
Jl.Gatot Subroto

ELECTRONIC FILING SYSTEM BASED ON DOCUMENT REGULATION AND RMS – EFS METHOD WITH EXCEL, 11 & 12 NOVEMBER 2019 – JAKARTA

Jadwal : Biaya :
Tanggal 24 – 25 SEPTEMBER 2019
  • 4.600.000 / orang / Event (INVESTASI NORMAL)
  • 4.000.000 / peserta ; bagi yang mendaftar maks 5 hari sebelum pelaksanaan
  • 3.600.000,- bagi yang Pelunasan 3 HARI sebelum pelaksanaan (EARLY BIRD)
  • Gratis orang ke 5, untuk pendaftaran 4 orang dari satu perusahaan
  • Include : handout materi, sertifikat, Souvenir, USB Materi , coffee break, ,
Waktu:
09:00 AM – 04:30 PM
Tempat 
Hotel Harris / Hotel Ibis / Hotel Peninsula – Jakarta

 

Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat.

Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan.

Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka kegiatan penataan arsip harus dilakukan sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.

Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.

Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

OBJECTIVES:

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip statis, Pemberkasan, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  2. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
  3. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
  4. Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
  5. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
  6. Membuat implementasi Electronic filing system.
  7. Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013/2015/2016.

 

SYLLABUS:

  1. Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan PeraturanPemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :

    • Kearsipan,
    • Arsip dinamis,
    • Arsip aktif,
    • Arsip inaktif,
    • Arsip vital,
    • Arsip statis,
    • Pemberkasan,
    • Unit pengolah,
    • Unit kearsipan,
    • Jadwal Retensi Arsip,
    • Penyusutan arsip,
    • Pemusnahan arsip
  2. Model siklus hidup tatakelola arsip.
  3. Records management system (RMS)
  4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
  5. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis.
  6. Faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
  7. Electronic filing system (EFS)
  8. Scanning document dengan OCR method.
  9. Menambahkan text pada digital document.
  10. Memasukan digital assign ke dalam digital document .
  11. Membuat otentifikasi dokumen dengan metode Watermark pada digital document .
  12. Membuat proteksi pada digital document yang sudah diberikan otentifikasinya.
  13. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2015 / 2016.
  14. Membuat setup database master filing
  15. Memasukkan data setup database master filing.
  16. Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter 
  17. Memasukan data document incoming letter secara otomatis (tidak manual)
  18. Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter 
  19. Memasukan data document outgoing letter secara otomatis (tidak manual)
  20. Melakukan Document Searching Process pada form Incoming Letter berdasarkan 5 kategori pencarian.
  21. Melakukan Document Searching Process pada form Outgoing Letter berdasarkan berdasarkan 5 kategori pencarian.
  22. Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
  23. Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

 

Target Peserta

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document.

 

TRAINING METHOD :  

Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

 

INSTRUKTUR 

 

Tim Konsultan dari Kaizen Consulting

Profesional Konsultan yang telah berpengalaman sebagai praktisi industri dan konsultan manajemen, serta telah membantu banyak perusahaan nasional maupun multinasional, dalam bidang strategi manajemen, peningkatan produktivitas dan kualitas, leadership & people management, material dan suply chain management

 

 

Informasi dan Pendaftaran : 

KAIZEN CONSULTING

PATRA Office Tower, 17th Floor, Suite 1704

Jl. Jenderal Gatot Subroto Kav 32-34, Jakarta-12950.

Telp : 021-88330050 / 085106364040 ; Faks : 021-88330050,

Email : consultingkaizen@cbn.net.id | www.kaizenconsulting.co.id

Berlangganan

Masukan alamat email anda disini untuk mendapatkan E-book gratis, Artikel manajemen industri, dan informasi training dari Kaizen Consulting

FORM PENDAFTARAN TRAINING

  • Nama Peserta

 

Verification

1
Butuh Bantuan ?
Klik disini
Powered by
%d bloggers like this: