Establishing Continuous Improvment Throught People
0851 0636 4040
Jl.Gatot Subroto

PENERAPAN ELECTRONICS RECORD FILLING YANG TERINTEGRASI DENGAN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM & EMAIL HANDLING, 21 – 22 JUNI 2019 – JAKARTA

Jadwal : Biaya :
Tanggal 21- 22 Juni 2019
  • 4.500.000 / orang / Event (INVESTASI NORMAL)
  • 4.000.000 / peserta ; bagi yang mendaftar maks 5 hari sebelum pelaksanaan
  • 3.600.000,- bagi yang Pelunasan 3 HARI sebelum pelaksanaan (EARLY BIRD)
  • Gratis orang ke 5, untuk pendaftaran 4 orang dari satu perusahaan
  • Include : handout materi, sertifikat, Souvenir, USB Materi , coffee break, ,
Waktu:
09:00 AM – 04:30 PM
Tempat 
Hotel Harris / Hotel Ibis / Hotel Peninsula – Jakarta

Organisasi pada era globalisasi dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami implementasi dari konsep integrasi electronic imaging system dengan record management system dan implementasi dari electronic document management system

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) harus diimplementasikan dengan konsep yang benar agar dapat menjadi pondasi yang kuat dalam pengembangan filing system yang modern.

Penerapan electronic imaging sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spread sheet, presentation dan project agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya sehingga dokumen elektronik tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan. Tentunya hal tersebut mendukung pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001 dan mendukung kebijakan sejumlah regulasi dokumen yang sudah ditetapkan oleh pemerintah Republik Indonesia.

 

OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
  2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
  3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
  4. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
  5. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
  6. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
  7. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
  8. Memahami implementasi electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
  9. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System, lengkap dengan penggunaan scanner, printer dan kamera digital.
  10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

 

SYLLABUS

  1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
  2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
  3. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
  4. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan.
  5. Prosedure Filing System.
  6. Langkah-Langkah Proses Filing.
  7. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
  8. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.
  9. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).
  10. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
  11. Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
  12. Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan.
  13. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
  14. Memahami implementasi dari document control based on ISO 9001.
  15. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
  16. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
  17. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
  18. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
  19. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
  20. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
  21. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
  22. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
  23. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
  24. Process Document Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019).
  25. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
  26. Cases study / diskusi / tanya jawab.

 

AUDIENCE TARGET

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

TRAINING METHOD 

  1. 25% Theory ( Document Management System / Records Management System )
  2. 75% Practices (Steb by step from using application EFIDMS software).
  3. Dynamic and interactive training presentation

INSTRUKTUR

 Tim Konsultan dari Kaizen Consulting

Profesional Konsultan yang telah berpengalaman sebagai praktisi industri dan konsultan manajemen, serta telah membantu banyak perusahaan nasional maupun multinasional, dalam bidang strategi manajemen, peningkatan produktivitas dan kualitas, leadership & people management, material dan suply chain management

Informasi dan Pendaftaran :

KAIZEN CONSULTING

PATRA Office Tower, 17th Floor, Suite 1704

Jl. Jenderal Gatot Subroto Kav 32-34, Jakarta-12950.

Telp : 021-88330050 / 085106364040 ; Faks : 021-88330050,

Email : consultingkaizen@cbn.net.id

www.kaizenconsulting.co.id

Berlangganan

Masukan alamat email anda disini untuk mendapatkan E-book gratis, Artikel manajemen industri, dan informasi training dari Kaizen Consulting

FORM PENDAFTARAN TRAINING

  • Nama Peserta

 

Verification

1
Butuh Bantuan ?
Klik disini
Powered by
%d bloggers like this: