facebooktwitteryoutube
PRODUCTIVITY QUALITY & IMPROVEMENT LOGISTICS & PURCHASING HR DEVELOPMENT MAINTENANCE GENERAL MANAGEMENT PROJECT MANAGEMENT KAIZEN CORNER JADWAL 2017 JADWAL 2018
in Public Training - 27 Feb, 2018
by Kaizen Consulting - no comments
TRAINING ELECTRONIC FILING SYSTEM BASED ON DOCUMENT REGULATION AND RMS – EFS METHOD WITH EXCEL 2007/2010/2013/2015/2016, 27 & 28 MARET 2018 – JAKARTA
Jadwal : Biaya :
Tanggal 27 & 28 MARET 2018
  • Rp. 4.500.000,- (Harga Normal),  Rp. 4.000.000 (New Price) per peserta,
  • Rp. 3.600.000,- (Pelunasan 3 HARI sebelum training)
  • Rp. 3.600.000,- (Pelunasan 3 HARI sebelum training)Gratis orang ke 5, untuk pendaftaran 4 orang dari satu perusahaan
  • Fasilitas Training: Modul Training yang berkualitas (hardcopy dan softcopy), Training Kit, Souvenir, Tempat training yg nyaman di hotel berbintang, Makan Siang, coffee / tea break, Sertifikat, & Foto bersama seluruh peserta
Waktu:
09:00 AM – 04:30 PM
Tempat 
Hotel Harris / Hotel Ibis / Hotel Peninsula – Jakarta

 

ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS METHOD BASED ON DOCUMENT REGULATION

Arsip atau dokumen merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Ketika pemberkasan dokumen sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan dokumen tersebut sudah tidak bisa dikendalikan lagi.

Penataan dokumen pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode filing sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip atau dokumen, yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System(EFS).

Records Management System adalah sistem penataan arsip atau dokumen dalam bentuk kertas yang dilakukan secara manual. Sedangkan Electronic Filing System adalah sistem penataan file atau dokumen secara elektronik, dimana arsip atau dokumen discanning dengan metode OCR (Optical Character Recognition) terlebih dahulu agar dokumen hasil scanning (*.PDF) bisa dibaca dalam format teks sehingga memudahkan pencarian dokumen berdasarkan isi (content) yang terdapat dalam dokumen tersebut.

Kedua (2) metode filing system tersebut sesungguhnya merupakan bentuk implementasi dari Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari Undang-Undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Training ini akan memberikan KnowledgeSoft Skill dan Hard Skill kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan Document Searching Process dengan cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document Road Map, baik untuk document incoming  letter ataupun outgoing letterdengan menggunakan aplikasi Excel 2007/2010/2013/2015/2016 agar disesuaikan dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi sehingga dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

 

OBJECTIVES:

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip statis, Pemberkasan, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

  2. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.

  3. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.

  4. Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.

  5. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

     

  6. Membuat implementasi Electronic filing system.

     

  7. Membuat aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013/2015/2016.

    .

SYLLABUS:

  1. Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan PeraturanPemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :
    • Kearsipan,
    • Arsip dinamis,
    • Arsip aktif,
    • Arsip inaktif,
    • Arsip vital,
    • Arsip statis,
    • Pemberkasan,
    • Unit pengolah,
    • Unit kearsipan,
    • Jadwal Retensi Arsip,
    • Penyusutan arsip,
    • Pemusnahan arsip
  2. Model siklus hidup tatakelola arsip.
  3. Records management system (RMS)
  4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
  5. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronis.
  6. Faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
  7. Electronic filing system (EFS) :
    • Scanning document dengan OCR method.
    • Menambahkan text pada digital document.
    • Memasukan digital assign ke dalam digital document .
    • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode Watermark pada digital document .
    • Membuat proteksi pada digital document yang sudah diberikan otentifikasinya.
  8. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2015 / 2016.
    • Membuat setup database master filing
    • Memasukkan data setup database master filing.
    • Membuat setup pengisian data pada form Incoming Letter 
    • Memasukan data document incoming letter secara otomatis (tidak manual)
    • Membuat setup pengisian data pada form Outgoing Letter 
    • Memasukan data document outgoing letter secara otomatis (tidak manual)
    • Melakukan Document Searching Process pada form Incoming Letter berdasarkan 5 kategori pencarian.
    • Melakukan Document Searching Process pada form Outgoing Letter berdasarkan berdasarkan 5 kategori pencarian.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
  9. Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut 

 

Target Peserta

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document.

TRAINING METHOD 

Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

INSTRUKTUR

Tim Konsultan dari Kaizen Consulting

Profesional Konsultan yang telah berpengalaman sebagai praktisi industri dan konsultan manajemen, serta telah membantu banyak perusahaan nasional maupun multinasional, dalam bidang strategi manajemen, peningkatan produktivitas dan kualitas, leadership & people management, material dan suply chain management

INFORMASI DAN PENDAFTARAN :

 KAIZEN CONSULTING

PATRA Office Tower, 17th Floor, Suite 1704

Jl. Jenderal Gatot Subroto Kav 32-34, Jakarta-12950.

Telp : 0815 0636 4040

Faks : 021-88330050,

Email : consultingkaizen@cbn.net.id

Website : www.kaizenconsulting.co.id